Digitaalisella aikakaudella automaatio on avain tehokkuuteen. Vallalla on käsitys, että automaatio on jotakin, joka vain kytketään päälle ja se toimii. Se ei kuitenkaan ole niin yksinkertaista kuin miltä se kuulostaa. Automaatio on itse asiassa melko monimutkaista. Kyse ei ole vain prosessin perustamisesta ja siinä kaikki. Tärkeä osa, joka usein unohdetaan, on master data. Tässä artikkelissa perehdymme siihen, miksi master data on niin tärkeää, jotta automaatio toimisi kunnolla.
Master Data: Automaatioprosessin sydän
Master data on tietoa, joka pitää yrityksesi eri prosessit sujuvasti käynnissä, olipa kyse sitten henkilöstöhallinnosta, tietotekniikasta, taloudesta tai mistä tahansa muusta alasta. Ajattele esimerkiksi henkilöstön sisään- ja uloskirjautumista, päivittäisiä tilausrutiineja tai tietotekniikkaan liittyviä työnkulkuja. Otetaan esimerkiksi palvelukseen ottamisprosessi. Tässä tarvitaan muutakin kuin vain perustiedot, kuten etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Sujuvan automatisoidun prosessin varmistamiseksi on ratkaisevan tärkeää, että tarvittavat tiedot, kuten uuden työntekijän esimies, osasto ja työpaikka, ovat saatavilla alusta alkaen. Prosessin aloittavan henkilön, joka tässä tapauksessa voi olla henkilöstöpäällikkö tai tiiminvetäjä, on voitava tehdä tietoon perustuvia valintoja näiden tietojen perusteella. Jos näitä tietoja ei ole saatavilla tai jos ne eivät ole oikeita prosessin alussa, koko automaatiovirta on vaarassa ajautua ongelmiin ja muuttua tehottomaksi.
Automaation piilevä monimutkaisuus
Automaatioprosessien monimutkaisuus on usein suurempi kuin miltä se ensin näyttää. Käytetäänpä taas esimerkkinä sisäänottoprosessia. Tässä ei ole kyse vain uuden henkilön rekisteröimisestä järjestelmään. Uuden työntekijän tarvitsemat resurssit, varat ja järjestelmäoikeudet voivat vaihdella hänen erityisroolinsa, osastonsa ja tehtäviensä mukaan. Näiden tietojen on oltava tarkkoja ja käytettävissä prosessissa. Vaikka näitä tietoja ei täytettäisikään heti alussa, ne ovat välttämättömiä, jotta automaatiovirta toimii sujuvasti ja tehokkaasti.
Laadullisten päätietojen merkitys
Päätietojen laatu on ratkaisevan tärkeää automaatioprosessien tehokkuuden kannalta. Epätarkat tai vanhentuneet tiedot voivat johtaa tehottomiin prosesseihin ja jopa lisätä työtä. Haasteena on paitsi tietojen kerääminen myös niiden jatkuva ylläpito ja validointi. Selkeät ohjeet ja omat tiedonhallintajärjestelmät ovat tässä ratkaisevan tärkeitä.
Sulkeminen
Masterdatan hallinta ja ymmärtäminen on olennaisen tärkeää automaation onnistumisen kannalta kaikissa yrityksissä. Kyse ei ole vain tietotekniikasta, vaan se on olennainen osa yrityksen toimintaa. Jotta automaatio toimisi hyvin, tarvitaan vankka perusta saatavilla olevista, tarkoista ja ajantasaisista masterdatoista. Pitämällä kantatietosi laadukkaina ja jatkuvasti päivitettyinä yrityksesi voi hyödyntää automatisoituja prosesseja täysimääräisesti liiketoimintasi virtaviivaistamiseksi ja parantamiseksi.
#masterdata #automaatio
