I den digitale tidsalderen er automatisering nøkkelen til effektivitet. Det finnes en oppfatning der ute om at automatisering er noe man bare plugger inn og setter i gang. Men det er ikke så enkelt som det høres ut. Automatisering er faktisk ganske komplisert. Det handler ikke bare om å sette opp en prosess. En viktig del som ofte blir glemt, er masterdataene. I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvorfor masterdata er så viktige for at automatiseringen skal fungere som den skal.
Masterdata: Hjertet i automatiseringsprosessen
Masterdata er den informasjonen som sørger for at bedriftens ulike prosesser fungerer som de skal, enten det dreier seg om HR, IT, økonomi eller andre områder. Tenk deg prosesser som onboarding og offboarding av ansatte, de daglige bestillingsrutinene eller IT-relaterte arbeidsflyter. Ta onboardingprosessen som et eksempel. Her trenger vi mer enn bare grunnleggende informasjon som fornavn, etternavn, e-postadresse og telefonnummer. For å sikre en smidig, automatisert prosess er det avgjørende at nødvendig informasjon som den nyansattes linjeleder, avdelingstilhørighet og arbeidssted er tilgjengelig fra starten av. Personen som setter i gang prosessen, som i dette tilfellet kan være en HR-ansvarlig eller teamleder, må kunne ta informerte valg basert på disse opplysningene. Hvis disse opplysningene ikke er tilgjengelige, eller hvis de ikke er korrekte i starten av prosessen, risikerer hele automatiseringsflyten å støte på problemer og bli ineffektiv.
Automatiseringens skjulte kompleksitet
Kompleksiteten i automatiseringsprosesser er ofte større enn det først ser ut til. La oss bruke onboardingprosessen som eksempel igjen. Her handler det ikke bare om å registrere en ny person i systemet. Hvilke ressurser, ressurser og systemtillatelser den nyansatte trenger, kan variere avhengig av hvilken rolle, avdeling og oppgaver vedkommende har. Denne informasjonen må være korrekt og tilgjengelig for bruk i prosessen. Selv om disse opplysningene ikke er fylt ut i starten, er de avgjørende for at automatiseringsflyten skal fungere smidig og effektivt.
Betydningen av kvalitative masterdata
Kvaliteten på masterdataene er avgjørende for effektiviteten i automatiseringsprosessene. Feilaktige eller utdaterte data kan føre til ineffektive prosesser og til og med skape merarbeid. Utfordringen ligger ikke bare i å samle inn, men også i å kontinuerlig vedlikeholde og validere disse dataene. Her er det avgjørende med klare retningslinjer og dedikerte systemer for datahåndtering.
Avslutning
Håndtering og forståelse av masterdata er avgjørende for å lykkes med automatisering i enhver virksomhet. Det handler ikke bare om IT, men er en viktig del av bedriftens virksomhet. For at automatiseringen skal fungere godt, trenger du et solid fundament av tilgjengelige, nøyaktige og oppdaterte masterdata. Ved å sørge for at masterdataene holder høy kvalitet og oppdateres kontinuerlig, kan bedriften dra full nytte av automatiserte prosesser for å effektivisere og forbedre virksomheten.
#masterdata #automatisering
