Karlskronassa, joka on tunnettu laivastotukikohdastaan ja maailmanperintökohteestaan, ollaan toteuttamassa visiota, jossa yrittäjät voivat navigoida kunnan palveluihin helposti ja tehokkaasti.
Visiosta on tulossa todellisuutta vahvan yhteistyön ansiosta Onify, joka kehittää yhdessä kunnan kanssa yritysportaalia - digitaalista kohtaamispaikkaa kaikille yrittäjille. Portaali ei ole vain ratkaisu pirstaleisuuteen, joka usein haastaa kunnallisia palveluja, vaan se on kulmakivi laajemmassa visiossa digitaalisesta keskuksesta, joka kokoaa kaiken yhteen paikkaan sekä asukkaille että kunnan työntekijöille, olipa kyse sitten rakennuslupahakemuksesta, viestinnästä jossakin asiassa tai omien lupiensa katselusta.
Pirstaloitumisesta yhteenkuuluvuuteen
Muutoksen tarpeen tiedostaminen on uuden digitaalisen alustan kehittämisen taustalla olevan vision ytimessä. "Yhtenäisen palvelun puute vaikeuttaa sekä yrittäjien että kunnan työntekijöiden kokonaiskuvan saamista siitä, miten he ovat tekemisissä kunnan kanssa", sanoo Karlskronan kunnan yrityskehittäjä Mats Hellman. Matsin mukaan Karlskrona ei ole yksin. "Toimimme luultavasti kuten monet muutkin kunnat... hieman hajanaisesti."
Mats Hellman, Karlskronan kunta
"Yhtenäisen palvelun puuttuminen vaikeuttaa sekä yrittäjien että kunnan työntekijöiden mahdollisuuksia saada kokonaiskuva osallistumisestaan kunnan toimintaan."
Seuraava askel digitaalisessa kehityksessä
Karlskronan kunnalle tämä on vasta alkua suuremmalle matkalle.
"Olemme jo aiemmin luoneet sähköisiä palveluja yrityksille ja rakentaneet itsepalvelupankin, joten se on jo olemassa", kertoo digitalisointiyksikön yksikönpäällikkö Fredrik Sjölin. Hän korostaa yrityspilottitoiminnon merkitystä keinona koordinoida kunnan sisällä useita hallintokuntia koskevia liiketoiminta-asioita, mutta korostaa myös, että työ yritysportaalin parissa on kattava seuraava askel kohti digitaalisen vuorovaikutuksen parantamista ja syventämistä.
Digitaalinen kokouspaikka
Keskeinen osa Karlskronan kunnan tavoitetta parantaa elinkeinoelämää on digitaalinen yritysportaali, jossa yrittäjät voivat saada yleiskuvan palveluista ja asioista yhdestä paikasta. "Haluamme tarjota yrityksille helpon tavan käyttää, seurata ja saada yleiskuva kunnan kanssa tekemästään työstä", Fredrik selittää. Portaalista on tarkoitus tulla digitaalinen kohtaamispaikka, jossa yrittäjät voivat helposti olla vuorovaikutuksessa hallintoviranomaisten kanssa, esittää kysymyksiä, hallinnoida lupiaan ja saada erityistarpeisiinsa räätälöityjä tietoja, mikä parantaa merkittävästi viestintää ja saavutettavuutta.
Fredrik Sjölin, Karlskronan kunta
"Haluamme tarjota yrityksille mahdollisuuden helposti käyttää, seurata ja saada yleiskatsaus
kunnan kanssa tekemiinsä sitoumuksiin."
Sisäinen yhteistyöportaali
Ulkoista portaalia täydentämään Karlskronan kunta kehittää myös sisäistä yhteistyöportaalia. Portaalin tarkoituksena on antaa kunnalle yleiskuva kaikista yrittäjiä koskevista tapauksista, mukaan lukien muiden hallintoelinten käsittelemien tapausten tilanne toimialan ulkopuolella. "Sisäpuolella rakennamme yhteistyötilaa, sisäinen yhteistyöportaali vetää tietoja nykyisistä liiketoimintajärjestelmistä ja asettaa ne poikkitoiminnallisesti saataville", Mats selittää. Järjestelmän avulla kunnan työntekijät voivat työskennellä entistä integroidummin ja tehokkaammin, mikä puolestaan parantaa yrittäjille tarjottavaa palvelua.
Tulevaisuuden visio
Karlskronan kunnan kunnianhimoinen tavoite on muutakin kuin yritysportaali. Tulevaisuudessa kunnan digitaalista keskusta kehitetään siten, että portaali laajennetaan kattamaan myös kansalaisten ja kunnan välisen kanssakäymisen eri osa-alueet. Hankkeessa Onify pyritään luomaan kattava digitaalinen ekosysteemi, kansalaisportaali. "Jos sinä yrityksen omistajana voit mennä sisään ja hoitaa yrityksesi asioita, kunnan asukas voisi mennä sisään ja hoitaa omaisuuttaan samalla tavalla", sanoo Mats.
Karlskronan kunnan työ Onify kanssa sisältää sekä nykyisten haasteiden ratkaisemisen että kunnianhimoisen tavoitteen määritellä, miten kunta voi tukea ja olla vuorovaikutuksessa yrityksensä omistajien ja asukkaidensa kanssa paremmin. Rakentamalla ratkaisun, joka mahdollistaa yhtenäisemmän ja helpommin saavutettavan palvelun, se asettaa uuden standardin kunnalliselle palveluntarjonnalle. Visio ulottuu perinteistä itsepalvelumallia pidemmälle, kohti integroituneempaa ja vuorovaikutteisempaa digitaalista läsnäoloa, joka vastaa kaikkien Karlskronan asukkaiden, yritysten omistajien ja työntekijöiden yksilöllisiin tarpeisiin.
Kumppanin valinta oli ratkaisevan tärkeää
Onify valinta kumppaniksi oli ratkaisevan tärkeä, ja se muodostaa perustan tulevaisuudelle, jossa Karlskronan kunta parantaa palvelujaan paitsi liike-elämälle myös asukkaille integroidun ja helposti saatavilla olevan digitaalisen läsnäolon avulla.
Mats Hellman, Karlskronan kunta
"Meillä on hyvä ja dynaaminen yhteistyö Onify kanssa, joka todella ymmärtää
tarpeitamme ja edessämme olevaa matkaa."
Karlskrona kommunin ja Onify onnistunut yhteistyö korostaa, että digitaalisen muutoksen hankkeissa on tärkeää valita oikea kumppani. Avoimen vuoropuhelun ja uusien löydösten ja tarpeiden suhteen joustavan yhteistyön ansiosta ne ovat yhdessä luoneet ratkaisun, joka vastaa tämän päivän vaatimuksia ja on myös skaalautuva tulevaisuutta ajatellen.
Robert Lundsten , tekninen johtaja ja Onify :n perustaja, jakaa Karlskronan kunnan näkemyksen onnistuneesta yhteistyöstä, jossa avainasemassa ovat samat tavoitteet ja halu ajatella uutta. "Se on aina ollut Onifyn ydin, ajatella laatikon ulkopuolella ja tehdä jotain uutta yhdessä asiakkaidemme kanssa", hän sanoo. Hänen mielestään yhteistyö Karlskronan kunnan kanssa on ollut molemmille osapuolille jännittävää ja opettavaista, ja hän odottaa innolla yhteistyön jatkumista.
Robert Lundsten, Onify
"Se on aina ollut Onifyn ydin, ajatella laatikon ulkopuolella ja tehdä jotain uutta
yhdessä asiakkaidemme kanssa."
Inspiraation lähde
Jakamalla Karlskronan kunnan tekemän matkan haluamme inspiroida muita kuntia, joilla on edessään samankaltaisia digitaalisen muutoksen haasteita, ottamaan askeleen kohti tehokkaampaa, helppokäyttöisempää ja kansalaislähtöisempää palvelua. Näemme suurta potentiaalia digitaalisessa innovaatiossa, joka uudistaa ja parantaa julkista palvelua maan kunnissa.
